Dobra organizacija i opis podataka središnji je dio svakog arhivskog sustava. Sve daljnje funkcionalnosti su nadogradnja koja se u određenoj mjeri oslanja upravo na organizaciju i opis arhiva.

Postaje jasno da pretraživanje prema nazivu dokumenta nije dostatno već su nam potrebni opisni podaci nad dokumentom. Ono što čini razliku arhivskog sustava naspram klasičnog 'share storage' sustava su deskriptivni podaci (metapodaci) koji se dodjeljuju uza svaki dokument.

Jedno takvo moderno i fleksibilno rješenje ponudila je i Financijska agencija sa svojim servisom e-Arhiv. Navedeni servis namijenjen je svim poslovnim subjektima bez obzira na njihovu veličinu i vrstu elektroničke dokumentacije. Prilagodljivost korisnicima riješena je različitim modelima pristupa servisu pa se tako malim korisnicima omogućava pristup putem web-aplikacije, a veći mogu postići potpunu automatizaciju sa svojim internim poslovnim sustavima i arhiviranje provoditi direktno iz njih na način da ostvare integraciju putem webservisa. Na taj način korisnik nikad ne mora napustiti svoje interno softversko rješenje, a njegov se sustav ne mora brinuti o načinu arhiviranja dokumentacije. Kvaliteta arhivskih sustava krije se upravo u mogućnostima upravljanja opisnim podacima (metapodacima) i čim boljem opisu arhivske građe.

Dobra organizacija i opis podataka središnji je dio svakog arhivskog sustava. Sve daljnje funkcionalnosti su nadogradnja koja se u određenoj mjeri oslanja upravo na organizaciju i opis arhiva. Karakteristika arhivskih sustava koja je zanimljiva većini poslovnih subjekata je osiguranje integriteta arhiviranih dokumenata. Iako postoji više načina njegova ostvarivanja, u duhu elektroničkog poslovanja mogli bismo reći da je jedan od najelegantnijih onaj koji uključuje izradu elektroničkog pot- pisa i vremenskog žiga nad svakim arhiviranim dokumentom.

Tako generirani elektronički potpis i vremenski žig korisnik može preuzeti uza svaki arhivirani dokument, a provjeru obaviti putem bilo koje aplikacije za verifikaciju po korištenom standardu AdES, a više na tportalu.