Dobra organizacija i opis podataka središnji je dio svakog arhivskog sustava. Sve daljnje funkcionalnosti su nadogradnja koja se u određenoj mjeri oslanja upravo na organizaciju i opis arhiva.
Postaje jasno da pretraživanje prema nazivu dokumenta nije
dostatno već su nam potrebni opisni podaci nad dokumentom. Ono
što čini razliku arhivskog sustava naspram klasičnog ‘share
storage’ sustava su deskriptivni podaci (metapodaci) koji se
dodjeljuju uza svaki dokument.
Jedno takvo moderno i fleksibilno rješenje ponudila je i
Financijska agencija sa svojim servisom e-Arhiv. Navedeni servis
namijenjen je svim poslovnim subjektima bez obzira na njihovu
veličinu i vrstu elektroničke dokumentacije. Prilagodljivost
korisnicima riješena je različitim modelima pristupa servisu pa
se tako malim korisnicima omogućava pristup putem web-aplikacije,
a veći mogu postići potpunu automatizaciju sa svojim internim
poslovnim sustavima i arhiviranje provoditi direktno iz njih na
način da ostvare integraciju putem webservisa. Na taj način
korisnik nikad ne mora napustiti svoje interno softversko
rješenje, a njegov se sustav ne mora brinuti o načinu arhiviranja
dokumentacije. Kvaliteta arhivskih sustava krije se upravo u
mogućnostima upravljanja opisnim podacima (metapodacima) i čim
boljem opisu arhivske građe.
Dobra organizacija i opis podataka središnji je dio svakog
arhivskog sustava. Sve daljnje funkcionalnosti su nadogradnja
koja se u određenoj mjeri oslanja upravo na organizaciju i opis
arhiva. Karakteristika arhivskih sustava koja je zanimljiva
većini poslovnih subjekata je osiguranje integriteta arhiviranih
dokumenata. Iako postoji više načina njegova ostvarivanja, u duhu
elektroničkog poslovanja mogli bismo reći da je jedan od
najelegantnijih onaj koji uključuje izradu elektroničkog pot-
pisa i vremenskog žiga nad svakim arhiviranim dokumentom.
Tako generirani elektronički potpis i vremenski žig korisnik može
preuzeti uza svaki arhivirani dokument, a provjeru obaviti putem
bilo koje aplikacije za verifikaciju po korištenom standardu
AdES, a više na
tportalu.
